Så er det atter blevet tid til et nyhedsbrev fra mig.
Med to emner som er vigtige for stort set alle mine kunder.
Bogføringsbeskrivelser – nu gælder det
Bogføringsloven fra 1. juli 2022, kræver beskrivelse af bogføring, opbevaring samt ansvarlige. Og den skal laves ret snart efter 30.9.2022.
Hvad og hvem?
De pligtige beskrivelser skal indeholde:
- beskrivelse af procedurer der sikrer, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres,
- beskrivelse af procedurer der sikrer, at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares betryggende, og
- beskrivelse af, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for ovenstående to procedurer.
Kravet gælder for:
- Alle virksomheder som skal offentliggøre regnskab efter årsregnskabsloven, for eksempel selskaber (uanset størrelse).
- Andre erhvervsdrivende, og hvor omsætningen er over 300.000 kr., i 2 på hinanden følgende år.
Kravet om systembeskrivelser gælder ikke virksomheder som ikke skal offentliggøre regnskab efter årsregnskabsloven (fx personlige ejede virksomheder, I/S, andelsboligforeninger), og samtidig har en omsætning under 300.000 kr. årligt.
Beskrivelsens indhold
Bl.a. skal beskrivelserne indeholde:
- Procedurer der sikrer, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres hurtigst muligt.
- Virksomhedens kontoplan, eller angivelse af, hvilken standardkontoplan man benytter.
- Beskrivelse af virksomhedens transaktioner.
- Procedurer for løbende afstemning.
- Procedure for opbevaring af bogføringen, bilag, bogføringsprocedurer (som denne artikel handler om), kontrolsporet, årsregnskaber og specifikationer og eventuelle revisionsprotokoller eller anden tilsvarende rapportering samt dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport.
- Beskrivelse af ansvarlige for bogføring. Hvis der kommer ny ansvarlig, må beskrivelsen opdateres.
- Hvis bogføringen lægges ud til en revisorvirksomhed / bogføringsvirksomhed, må proceduren indeholde en beskrivelse af dette, samt hvem internt i virksomheden som er ansvarlig for overlevering til revisorfirmaet / bogholder samt hvordan dette sker, samt CVR nummer på revisorvirksomheden / bogholder, så Erhvervsstyrelsen kan se via beskrivelserne, hvordan der bogføres, og hvor bilag og bogføring befinder sig henne.
Erhvervsstyrelsens skabelon
Heldigvis kan man få hjælp til at dokumentere beskrivelserne via en skabelon offentliggjort af Erhvervsstyrelsen (se dette link). Men den skal stadig tilpasses til virksomheden. Der er ikke tale om en standard; udelukkende en skabelon. Og denne skal udfyldes på virksomhedsniveau. Jeg vedhæfter skabelonen. Men husk at det vedhæftede dokument er et øjebliksbillede i dag.
Ikrafttræden
Man skal overholde kravet om bogføringsbeskrivelser i det førstkommende regnskabsår der starter efter den 30.09.2022. Det vil sige at hvis man har kalenderåret som regnskabsår, skal beskrivelsen være lavet senest den 1. januar 2023. Og hvis man har regnskabsår den 1.10. – 30.9, skal beskrivelsen være lavet senest den 1. oktober 2023. Så de selskaber, der lige har haft regnskabsafslutning for en dejlig lang frist.
KYC – Know Your Customer – Kend Din Kunde
Dette er et område, der har voldt mig overordentligt mange kvaler de sidste 9 måneder. Jeg har pligt til at dokumentere mit kendskab til dig som kunde for at kunne afgøre, om du er særligt disponeret for at deltage i hvidvask af penge eller støtte til terror.
Dette kendskab kan dokumenteres gennem interne notater, interview med dig og andre kilder fra dig og din økonomi.
Midt i januar 2022 forsøgte jeg samen med et eksternt firma, CREDITRO, som havde et KYC-løsning, at få automatiseret processen, hvor du som kunde kunne besvare en henvendelse fra CREDITRO. Du har måske allerede prøvet denne model i første halvår 2022. Men CREDITRO kunne ikke løfte opgaven. Det viste sig, at de ikke havde et færdigt produkt. Det var under stadig udvikling og tilpasning. En udvikling og tilpasning jeg har brugt mange timer på uden nogen form for kompensation herfor.
Det skal dertil nævnes, at CREDITRO i foråret 2022 blev opkøbt af Visma (e-conomic, Dinero, Dataløn) uden det hjalp ret meget på funktionaliteten.
Herefter prøvede jeg en KYC-løsning fra Penneo. Den fungerede slet ikke. Henvendelser til deres support blev besvaret med modspørgsmål. De kendte ikke funktionaliteten i deres eget program. Kun ganske få af jer nåede at prøve kræfter med Penneo.
Alle gode gange tre: Nu har jeg fået en mere simpel løsning på KYC gennem det samme firma, der de sidste mange år har stået for, at du kan underskrive regnskaber og dokumenter med dit NemID. Spørgsmålene er de samme, men opsætningen er meget mere overskuelig. Sammen med din besvarelse uploader du dine ID-dokumenter. Du indsender din besvarelse og dine ID-dokumenter med dit NemID. Du skal ikke logge ind eller oprette dig som bruger.
Jeg starter med at udsende invitation til dig, der har årsafslutning nu den 30. juni og 30 september. Til dig, der har årsafslutning den 31. december, hører du først fra mig i det nye år.
Kontakt mig hvis du vil vide mere.
Med venlig hilsen
HE Revision
Henrik Eriksen
Registreret revisor
Tlf.: 58 35 12 10
www.he-revision.dk