Flytning af kontor
Som nævnt i et tidligere nyhedsbrev flytter vi kontor nu i november. Selve flytningen sker den 20, 21. og 22. november. Stines arbejde påvirkes ikke af flytningen – hun vil være at træffe alle dagene som sædvanlig. Men jeg vil have svært ved at løse opgaver og tage telefonen de dage.
I uge 48 skal jeg så på årets lovpligtige kursus alle ugens fem hverdage. Den uge bliver der også meget begrænset tid til, at jeg kan udføre andre opgaver.
Og den 3. december tager vi igen til Spanien, hvorfra vi arbejder året ud.
De nye bogføringsregler
Erhvervsstyrelsen har udsendt udkast til bekendtgørelse som indeholder ikrafttrædelsesdatoer for digital bogføring og digital opbevaring.
Der er ingen garanti for at den endelige bekendtgørelse bliver som beskrevet i høringsfasen. Men der lægges op til at:
- Hvis du driver virksomhed i klasse B (selskaber, ApS og A/S) og anvender et registreret system (e-conomic mv.): Der skal ske digital bogføring og opbevaring for første regnskabsår, der starter 1. juli 2024 eller senere. Har dit selskab derfor kalenderåret som regnskabsår, indtræder pligten til fuld digital bogføring den 1. januar 2025.
- Hvis man driver virksomhed i klasse B og anvender et ikke-registreret system (specialtilrettet system): Der skal ske digital bogføring og opbevaring for første regnskabsår, der starter 1. januar 2025 eller senere. Dette skyldes at Erhvervsstyrelsen skal have tid til at kunne godkende ikke-registrerede systemer.
- Hvis man driver virksomhed i klasse A (enkeltmandsvirksomheder, I/S’er og andelsboligforeninger), er kravet om digital bogføring ikke i kraft sat endnu. Det forventes tidligst at det træder i kraft fra 1. juli 2026.
Reglerne gælder uanset om man selv bogfører eller får en bogføringsvirksomhed/bogholder/revisor til det.
Virksomheden skal i et digitalt bogføringssystem opbevare enhver dokumentation for køb eller salg, der som minimum indeholder følgende oplysninger:
1) Udstedelsesdato.
2) Leverancens art.
3) Beløb.
4) Afsender og modtager, herunder navn, adresse, samt CVR-nummer eller SE-nummer.
5) Oplysning om momsbeløbets størrelse.
6) Betalingsoplysninger.
Disse bilag skal som sagt opbevares inde i bogføringssystemet.
Kravet om digital opbevaring gælder ikke kassestrimler og det gælder ikke bilag som udelukkende er fysiske, og som modtages vedrørende køb eller salg af varer og tjenesteydelser uden for landets grænser.
Kravet om digital opbevaring af bilag gælder heller ikke hvis de ovenstående 6 punkter oplysninger ikke fremgår. Det kunne for eksempel være:
- Renteberegning mellem tilknyttede virksomheder.
- Bonusberegning for ansatte.
- Kvittering fra detailbutikker.
- Opgørelse af kørselsgodtgørelse.
- Beregning af hensættelse.
- Beregning af periodiseringer.
- Beregning af kundebonus.
- Anlægskartoteket osv.
Dokumentation for bilag, som ikke er omfattet af kravet om digital opbevaring, skal opbevares på anden facon efter lovens regler, dvs. opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
Virksomheden skal sikre, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug. Opbevaringsperioden på 5 år gælder ikke for detailhandelsvirksomheders kassestrimler og tilsvarende interne bilag.
Der har i branchen de sidste måneder hersket en forholdsvis stor forvirring om kravene til digital opbevaring, når det handlede om efterposteringer til brug for årsregnskabet; afskrivninger, interne renteberegninger m.m. Det har været fremme, at der skulle være bilag (gemt digitalt) for hver eneste postering. Det krav ser nu med dette udkast til at været så tilpas lempet, at fornuften er kommet tilbage i processen.
Læg også mærke til, at kasseboner fra køb af fx printerpatroner i Bilka ikke nødvendigvis skal gemmes digitalt. Men det vil blive en helt uoverskuelig opgave, hvis vi i bogholderiet både har et fysisk bilagsarkiv (papir) for nogle af indkøbene. Og digitale bilag for resten af indkøbene. Så længe det overhovedet er muligt, bør alle bilag skannes/indlæses og lægges ind sammen med den enkelte postering.
Med venlig hilsen
HE Revision
Henrik Lund Eriksen
Registreret revisor
Tlf.: 58 35 12 10
www.he-revision.dk