Så er der nyt omkring den nye bogføringslov.
Regeringen har nu fremlagt lovudkast til ny bogføringslov. Den medfører ganske væsentlige ændringer.
Digital opbevaring
Der indføres krav om at bogføringsmateriale og bilag opbevares digitalt. Dvs. alle bilag skal skannes. Dog gælder kravet ikke for detailhandelsvirksomheders kassestrimler og tilsvarende interne bilag. Kravet indføres særligt for at forbedre muligheden for at kunne gennemføre skattekontrollen. Kravet vil ikke gælde personlige virksomheder med en omsætning under 300.000 kr.
Der var i det oprindelige lovforslag indsat en 10 dages frist for at skanne bilagsmaterialet, når de var bogført. Denne frist er taget ud af lovudkastet. Der er således ingen endelig frist, men loven stiller krav om ”snarest mulig” bogføring. Man må tage hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang.
Der indføres også krav om at der løbende skal foretages backup, og at denne skal opbevares betryggende.
Hvis hverken det originale digitale bogføringsmateriale eller backup kan stilles til rådighed ved forespørgsel fra de offentlige myndigheder som har krav på materialet, kan der pålægges bøder. Lovudkastet lægger op til potentielle bøder med op til 1,5 millioner kroner.
Beskrivelse af bogføringen
Alle virksomheder skal foretage en beskrivelse af sin bogføring, herunder hvordan det sikres at alt bogføres, hvem der bogfører, hvor tit der bogføres, hvor ofte der tages sikkerhedskopi, hvordan materialet opbevares og så videre.
Der er i dag en særlige regel om at man kan undlade denne beskrivelse, hvis man anvender et standardsystem og leverandørens beskrivelse anvendes og opbevares i virksomheden. Denne regel om standardsystemer ophører, og således skal virksomhederne fremadrettet beskrive sin bogføring.
Kontrol
Erhvervsstyrelsen vil udføre risikobaseret kontrol af bogføringen i virksomheder som endnu ikke har indsendt første regnskab, eller som har fravalgt revision.
Digitale bogføringssystemer
Fremadrettet vil virksomheder skulle anvende et digitalt bogføringssystem. Indførelsen af disse regler, vil også medføre at bogføringsmateriale og bilag ikke må opbevares i virksomhedens egne lokaler, men skal placeres digitalt hos tredjemand. Samtidig vil alle selskaber skulle oplyse samtidig med indsendelsen af deres regnskab, hvilket bogføringssystem de anvender.
Der lægges også op til regler om indsendelse af oplysninger (registreringer/bilag) via offentlige systemer (såkaldte modtagerpunkter). Det vil give myndighederne ret stor indsigt i alle danske virksomheders bogføring.
Man kan forvente at reglerne om digitale bogføringssystemer, opbevaring hos tredjemand samt modtagerpunkter, træder i kraft i 2024 for selskaber og 2026 for personligt ejede virksomheder.
Den videre færd
Lovudkastet skal nu fremsættes og vedtages i Folketinget. Det er oplyst ved fremlæggelsen, at loven skal træde i kraft 1. juli 2022. Kravet om at digital bogføring og digital opbevaring af bogføring/bilag har dog virkning for transaktioner i regnskabsår, der begynder den 1. januar 2023 eller derefter, medmindre regnskabsmaterialet allerede forefindes digitalt.
Hovedtrækkene i den ny lov stillet op i skemaform:
(Rul til siden på mobilenheder)
| 1. januar 2023 | 1. januar 2024 | 1. januar 2026 | |
|---|---|---|---|
| Selskaber; ApS og A/S | Alle bilag skal opbevares digitalt, det vil sige være skannet og gemt på computeren. Bogføringsprogrammet skal være digitalt. | Der skal anvendes et af Erhvervsstyrelsen godkendt bogføringsprogram. Og bilagene skal integreres i bogførings-programmet og gemmes digitalt. | Ingen yderligere krav. |
| Andelsboligforeninger | Alle bilag skal opbevares digitalt, det vil sige være skannet og gemt på computeren. Bogføringsprogrammet skal være digitalt. | Ingen yderligere krav | Der skal anvendes et af Erhvervsstyrelsen godkendt bogføringsprogram. Og bilagene skal integreres i bogførings-programmet og gemmes digitalt. |
| Enkeltmandsvirksomheder og I/S med en omsætning over kr. 300.000 | Alle bilag skal opbevares digitalt, det vil sige være skannet og gemt på computeren. Bogføringsprogrammet skal være digitalt. | Ingen yderligere krav. | Der skal anvendes et af Erhvervsstyrelsen godkendt bogføringsprogram. Og bilagene skal integreres i bogførings-programmet og gemmes digitalt. |
| Enkeltmandsvirksomheder og I/S med en omsætning under kr. 300.000 | Ingen krav | Ingen krav | Ingen krav |
Hvis der allerede skal ske en digitalisering den 1. januar 2023, kan man lige så godt indføre systemer den 1. januar, som rækker til næste fase af digitaliseringen. Det giver ikke megen mening at skanne og gemme bilag på én måde den 1. januar 2023 for så igen at indføre en ny model den 1. januar 2024.
Har du ”skævt” regnskabsår, gælder særlige datoer.
Bemærk at alle ovenstående frister og datoer baserer sig på lovudkastet. Samt at Erhvervsstyrelsen inden den 1. januar 2024 kan nå at gennemføre en godkendelsesprocedure for alle bogføringsprogrammer, der ønsker at opfylde de nye krav.
Med venlig hilsen
HE Revision
Henrik Eriksen
Registreret revisor