Nyhedsbrev angående omlægning til digital bogføring.
Jeg håber du har haft nogle fornøjelige juledage.
Os selv og næsten alle vores kunder, der sidder med egen bogføring, vil i løbet af 2022 opleve en meget stor omvæltning i den måde, vi bogfører på, og den måde vi opbevarer bilag på. Alt skal digitaliseres.
Det betyder, at alle dokumenter og bilag, der er tilknyttet bogføringen, fremover skal opbevares digitalt. Bilag må derfor ikke længere kun eksistere i papirformat i et ringbind. Men skal være skannet og opbevaret digitalt.
Disse nye regler forventes ud fra et lovforslag at træde i kraft den 1. januar 2023.
Jeg har derfor besluttet, at vi, så vidt det overhovedet er muligt, starter op på denne digitalisering den 1. januar 2022. Så har vi – og især vores kunder – et helt år til at øve sig i. Inden det bliver alvor.
Pligten til at digitalisere bogføringen fuldstændig gælder for alle. Eneste undtagelse er enkeltmandsvirksomheder med en omsætning på under kr. 300.000. Men der vil for mange være store administrative lettelser i at gennemføre denne digitalisering – også selvom omsætningen er under kr. 300.000.
Jeg anbefaler derfor, at alle vores kunder kommer med over på den digitale platform.
For at kunne håndtere kravene til den digitale bogføring, skifter vi software og vil fra og med 1. januar 2022 anvende e-conomic til vores daglige bogføring.
Brugen af e-conomic medfører, at du som kunde fremover har større muligheder for at kunne deltage i bilagshåndtering og eventuelt fakturering.
Hvad kommer der nu til at ske?
Du har tidligere samlet bilag sammen og afleveret dem i faste intervaller til os.
Efter den 1. januar 2022 vil der blive oprettet en mailadresse hos e-conomic, hvortil du blot sender alle dine modtagne fakturaer/bilag digitalt.
De fakturaer, du modtager pr. mail, sender du bare videre.
De fakturaer, du modtager med posten, skanner du og sender videre.
Brændstofkvitteringer og andre småboner affotograferer du blot med din smartphone, hvor en app sender bilaget videre til e-conomic.
Der bliver oprettet en aftale mellem e-conomic og dit pengeinstitut, hvorefter bankens posteringer automatisk indlæses i e-conomic.
Herefter er det vores opgave at sørge for, at den enkelte postering får tilknyttet det rigtige bilag og bliver bogført på den rigtige konto i kontoplanen.
Hvad koster det?
Det er min vurdering at digitaliseringen vil spare dig for nogle af Stines timer.
Men derudover er prisen på benyttelsen af e-conomic afhængig af dit eget ønske om at medvirke i processen.
Den mest almindelige løsning, hvor du ikke får adgang til selve programmet, vil koste dig kr. 129,00 om måneden, som vi fakturerer dig.
Den mest almindelig løsning, hvor du selv kan fakturere og/eller og knytte de indscannede bilag op på den enkelte postering, vil koste dig kr. 337,00 om måneden, som faktureres fra e-conomic.
Jeg vil stadig gerne bare aflevere en stak bilag til jer. Hvad så?
Så er du stadig omfattet af reglerne om digitalisering.
Og det betyder, at vi skal bruge tid på at skanne hvert eneste af dine bilag. Det vil tage tid og blive dyrere for dig.
Har du ikke ret mange bilag, måske under 30 styks om året, kan den billigste løsning blot være at opbevare bilagene digitalt uden tilknytning til e-conomic. Det aftaler vi individuelt.
Husk at grænsen på kr. 300.000 i omsætning ikke gælder for selskaber, andelsboligforeninger m.m. For alle andre end enkeltmandsvirksomheder SKAL der ske digitalisering af bilagene.
Jeg vil gerne spare Stines arbejde med at knytte bilag op på den enkelte postering. Hvad så?
Så køber du den ”dyre” løsning til kr. 337,00 om måneden. Så har du selv adgang til e-conomic på lige fod med os. Og dit arbejde med at parre bilag med de indlæste posteringer fra banken, skulle så gerne spare Stine for så meget tid, at den ”dyre” løsning har tjent sig selv hjem.
Når du har parret bilagene med posteringerne, overtager Stine opgaven og sørger for, at alle posteringer havner på de rigtige konti i kontoplanen.
Jeg vil gerne selv fakturere efter den 1. januar. Hvad så?
Så køber du den ”dyre” løsning til kr. 337,00 om måneden. Så har du selv adgang til e-conomic på lige fod med os. Så kan du løbende fakturere din kunder alt det, du har brug for.
Dette kombineret med indlæsning af bankposteringerne og løbende bogføring af dine kunders indbetalinger medfører, at du hele tiden har en oversigt over dine udestående hos dine kunder.
Jeg står selv i forvejen for al min bogføring og revisor kommer på besøg et par gange om året.
Så skal du bare i løbet af 2022 sørge for at omlægge din bogføring, så alle din bilag registreres digitalt. Det kan kræve at du skal opgradere din e-conomic med ekstra moduler. Eller opgive dit nuværende bogføringsprogram og gå over på e-conomic.
Nu anbefaler min revisor pludselig e-conomic. Får han provision?
Nej det gør jeg ikke. Men på grund af det store antal af mine kunder, der allerede benytter e-conomic, tilbyder e-conomic mig nogle rabatter på de aftaler, hvor du som kunde ikke får adgang til e-conomic. Rabatter som går ubeskåret til dig. E-conomic har internt vedtaget, at der ikke ydes rabatter på de aftaler, hvor du selv som kunde har adgang til e-conomic.
Generelt
Alle priser i dette nyhedsbrev er plus moms. Priserne er også afhængige af antallet af posteringer om året. Ét bilag giver typisk to posteringer. Et lønbilag giver typisk 5 posteringer. Har du mere end 2.000 posteringer om året bliver det ikke kr. 337,00 om måneden men kr. 517,00 om året. Langt de fleste af de kunder, vi bogfører for, har under 2.000 posteringer om året.
Jeg vil efter udsendelse af dette nyhedsbrev hurtigst muligt kontakte dig, så vi kan tale om, hvordan du kommer over på den digitale løsning. Og hvor mange posteringer du årligt har hos os.
Du er også meget velkommen til at ringe til mig, når det passer dig bedst.
Med venlig hilsen
HE Revision
Henrik Eriksen
Registreret revisor