Hermed sender jeg mit seneste nyhedsbrev som har nyt omkring bogføringsrutiner. Og nyt omkring indsendelse af selskabers årsrapporter til Erhvervsstyrelsen
Hvor ofte skal vi bogføre:
Erhvervsstyrelsen har præciseret i sin vejledning om bogføring, hvor ofte man bør bogføre.
Hvor hurtigt virksomhedens transaktioner skal være registreret (bogført) afhænger navnlig af omfanget af daglige transaktioner. For en virksomhed med mange daglige transaktioner, betyder kravet, at registrering af transaktionerne skal ske hyppigere end for en virksomhed, der typisk ikke har daglige transaktioner, eller som kun har ganske få daglige transaktioner, som er ensartede og simple. En virksomhed, der har flere hundrede eller flere tusinde daglige transaktioner, bør registrere disse inden for ganske få dage for at sikre, at der løbende foreligger en korrekt og fyldestgørende bogføring. Generelt bør en virksomhed registrere sine transaktioner uden ugrundet ophold.
’Uden ugrundet ophold’ betyder antageligt indenfor et par dage – dette ved vi fra Erhvervsstyrelsens vejledning om indsendelsesbekendtgørelsen. Dette begreb forvirrer en del, når Erhvervsstyrelsen kæder det sammen med ’Generelt’, idet de indikerer via sprogbruget af virksomheder generelt, skal bogføre indenfor et par dage. Jeg tror at det er en fejlvalg af sprogbrug, og at Erhvervsstyrelsen ikke mener dette.
Kravet om bogføringsfrekvens skal ses i sammenhæng med kravet om afstemninger i forbindelse med lovpligtige indberetninger, som har til formål at sikre et ajourført grundlag for en given indberetning vedrørende fx moms og regnskab. Det betyder i praksis, at registreringer skal være foretaget på tidspunktet, hvor afstemningen og indberetningen skal foretages. Kun virksomheder med ganske få transaktioner vil dog kunne vente med at registrere (bogføre) deres transaktioner til datoen for fristen for de lovpligtige indberetninger.
Som udgangspunkt bør virksomheder tilstræbe at sikre, at deres transaktioner er registreret inden for løbende måned. Det er første gang Erhvervsstyrelsen melder klart ud. Nu har vi altså et udgangspunkt for bogføringsfrekvens: Løbende måned.
Sumbeløb af flere ensartede transaktioner kan dog registreres i stedet, hvis de har reference til og dokumenteres ved et udarbejdet bilag. Sådanne bilag er fx lister, opgørelser, journaler – i handelsvirksomheder endvidere kassestrimler, – der specificerer oplysninger fra de enkelte transaktioner, og med reference til de enkelte transaktioner, og som dermed dokumenterer sumbeløbet.
Dette skema kan ses som en assistance til at fortolke reglerne. Skemaet er ikke Erhvervsstyrelsens fortolkning.
Virksomhedstype | Registreringshyppighed |
Daglige kontante transaktioner (fysiske penge). | Dagligt (kan være via en kasseopgørelse). |
>200 daglige transaktioner.
| Indenfor få dage. |
Ikke – eller kun ganske få – daglige transaktioner, som i øvrigt er ensartede og simple. De fleste virksomheder er vel i denne kategori.
| Løbende måned. |
Helt simpel virksomhed, fx holdingselskab uden egentlige transaktioner udover renteberegning og udbytte en gang årligt. | Fristen for lovpligtig indberetning. |
Indberetning af selskabers årsrapporter:
Selskabers årsrapporter skal indsendes til Erhvervsstyrelsen senest seks måneder efter årsafslutningen.
Siden 2011 er årsrapporterne blevet indberettet elektronisk i det såkaldte XBRL-format.
Sammen med denne indberetning, har jeg sendt en kopi af den årsrapport, som du har underskrevet og godkendt.
Den underskrevne og godkendte årsrapport har samtidig fungeret som min dokumentation for, at jeg har kunnet indsende XBRL-filen.
Alle har efterfølgende på cvr.dk gratis kunne hente dit selskabs underskrevne og godkendte årsrapport.
Fra og med 1. juli 2025 er dette system ændret. Og det har betydet ændringer og opdatering af mit regnskabsprogram, som håndterer efterposteringer, regnskabsudarbejdelse og indsendelse af årsrapporterne.
Indtil videre er mit regnskabsprogram kun ændret for så vidt angår selskabsregnskaber.
Selskabsregnskaber udarbejdet efter 1. juli 2025 vil derfor se en lille smule anderledes ud end tidligere.
Samtidig er proceduren for indberetningen af XBRL-filen ændret og hedder nu en iXBRL-fil.
Denne iXBRL-fil indeholder nu en automatisk genereret pdf-udgave af dit selskabs årsrapport.
Det er altså ikke længere en kopi af den årsrapport, som du underskrev, der kan hentes på cvr.dk. Det er en lidt anden version, men med samme tekster beløb, og opstilling. Men ”stemplet” fra din og min MitID vil ikke længere fremgå af det årsregnskab, man kan hente på cvr.dk.
Din og min fremgangsmåde og rækkefølge ved underskrivelse/godkendelse af selskabsregnskaber bliver ikke ændret.
- Først sender jeg regnskabet til dig, så du kan underskrive som selskabets direktør/ledelse.
- Når du har godkendt regnskabet, må jeg underskrive.
- Og dernæst modtager du igen en invitation til at kunne underskrive – men denne gang som dirigent på generalforsamlingen.
Herefter indsender jeg iXBRL-filen til Erhvervsstyrelsen.
Efter et par dage er årsrapportens beløb overført til Skattestyrelsens systemer. Og jeg kan udfylde selskabets selvangivelse på skat.dk.
Selvangivelseskladden sender jeg så til dig sammen med referatet af selskabets afholdte generalforsamling, hvorefter alle nødvendige dokumenter herefter er underskrevet og på plads.
Med venlig hilsen
HE Revision
Henrik Lund Eriksen
Registreret revisor